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word长文档格式化排版


word这款软件可谓是无处不在,写论文写报告写项目计划书…只要是跟文字搭边的工作都离不开它。所以了解一下word长文档格式化是很有必要的。

本例作为示范的格式要求比较简单:

一、文本编辑

  • 打开word2016软件就可以直接进行文本的编辑工作了。

    录入格式的方式根据自己的习惯来,可以一边写一边录入格式,也可以像我一样先不用任何格式把文章写完然后再统一录入格式。本例是先写文章后录入格式。

  • 在写作的时候要严格按照规范来设置不同层级(层级分明)的标题例如:

二、录入格式

2.1样式工具

首先打开样式工具:

点击选项:

将显示的样式设置为“正在使用的格式”:

效果:

2.2新建样式

  • 根据格式规范要求建立相应的样式(以大标题为例):
    大标题格式要求:

    2.2.1新建样式:

    2.2.2设置样式:

    字体(黑体小3号):
    段落格式(居中;段前30磅、段后30磅、行距固定值20磅):

2.3改变样式

先用选中需要录入格式的部分,然后再点击样式,如图:

  • 1、
  • 2、

    一种样式被创建好之后,就可以通过这种选中文本,然后在选中样式工具栏选择样式来改变文本的样式。是不是很方便。

  • 正文样式使用鼠标右击选择修改来更改样式。

    如果不像通过选中文本来更改样式,可以直接奖鼠标放在该段落,改变样式时,对整个段落生效.

2.4检查样式

  • shift+f1组合键唤出显示格式工具来进行检查:

其余的样式创建和录入方式都是一样的步骤,不再一一演示。效果图如下:

三、插入图片,并修改格式

  • 如果直接截图粘贴到文档中可能会这样:
    (感觉图片好像沉到了字里面。)
  • 点击图片,选中新出来的图片格式标签设置图片位置:


    点选下拉框底部的其他布局选项在对话框中选择,文字环绕中的上下型

    然后把图片拖动到适当的位置,调整到合适的大小

  • 插入图注

    • 右击图片点选插入题注
    • 把题注样式更改为要求的格式(图的标码须在图的正下方居中;宋体5号;段前6磅、段后6磅、行距固定值20磅)

  • 组合图片和图注

    此时虽然图片和图注都有了但是图片被拖动时图注不会跟着一起动,所以需要组合。

    • 先选中图片,然后按住键盘shift键,再点选图注。如图:
    • 然后右击点选组合,大功告成!这样图注和图片就是一体的啦,如果要改同样可以点选右击菜单中的取消组合。

四、分节

为啥要分节呢?首先我们来看一下市面上购买的书籍


看到这两张图是不是明白了点什么呢?

使用这个奇数页分节符把奇数页放在每个章节大标题的前面就可以确保每个章节的标题都会在奇数页开始新页。即使偶数页留空,也会自动放到奇数页去。这很重要

  • 知道了为什么要分节符,那么就开始吧。在每个章节标题上添加一个奇数页分节符。

五、自动生成目录

当样式录入完成了以后就可以自动生成目录啦,目录会根据事先分好的大纲级别来自动生成,到这里应该就能明白,为什么标题层级和大纲级别一定要分明了吧。

  • 把光标停留在第一章之上的奇数页分节符之前,如图:
  • 然后!看图:(请点自动目录!手动的要自己填!)
  • 然后就要来修改目录的文本格式了。

    当我们生成目录时就会自动创建对应的样式,如图所示,我只想改下“目录”两个字的样式,所以我只要修改这个叫做“TOC标题”的样式就行啦:


六、自动生成封面


还要记得把封面上的分页符的前面再加上一个一样的分节符,确保封面有正反两面,然后再添加一个奇数页分节符, 让目录是在新的奇数页上!

如果理解不了为啥要再加一个分页符多出一个空页,那就随便找本书,看看它的封面,是不是正面有内容,背面就是一个空页?
再添加一个奇数页分节符是为了把封面单独分出作为一节,方便设置页码。

七、设置页码

  • 首先要知道的是:
    • 封面不用页码
    • 目录页码和内容页码不一样

然后就开始操作:

  • 首先插入页码(生成的页码如图):
  • 把鼠标光标放在目录第一页页码上,进入设置页码选项卡,然后把续前节改为起始页码为1,意思就是不要续着前面的页码重新排列。
  • 然后把鼠标放到内容的第一章第一页的页码上进行同样的操作。现在的页码已经基本是符合要求了:

  • 最后我们把封面和封面背面那张空白页的页码删除来看下效果(进入打印预览就可以看到打印的效果):

    当我们删除封面的页码时会发现所有的页码都不见了,别慌,我们把鼠标光标放到目录页的第一页,然后看这里。
    把这个链接到前一条页眉去掉以后是不是就发现,删除封面的页码后,其余的页码都还在呢?嘿嘿。

八、页眉设置

为了可以让大家更好地看到奇数页和偶数页的不同,我添加了一些“凑字数”来填充空白页,显示出留空的偶数页的状态。

  • 在之前已经说过通常书本的,奇数页页眉都会随着章节内容不同而变化,偶数页的页眉内容则时固定的。
  • 首先插入页眉
  • 勾选奇数页和偶数页不同,对奇数页和偶数页进行不同的设置

8.1奇数页页眉设置

  • 封面不要页眉,和页码一样首先把鼠标光标放到目录第一页页眉处,把链接到前一条页眉去掉然后把封面第一页上的页眉删了就完事了。
  • 目录部分和内容部分的奇数页页眉页不要链接!所以把鼠标光标放到第一章的第一页的页眉除,同样把“链接到前一条页眉”的选中状态去掉。
  • 然后设置自动生成页眉

    1.鼠标光标依然放在第一章第一页的页眉处,把上面的文字全部删除。
    2.然后点击文档部件,点选域。
    3.然后选中StyleRef在右边点选大标题。

    4.效果自己看:
    所有的奇数页的页眉都变成了章节大标题。
    5.设置目录的奇数页标题。(操作和上面一样)把鼠标放到目录第一页页眉处删除原有的文本内容,光标停留在此处,直接打上目录两个字,那么所有的目录奇数页的页眉都会变成目录两个字!

8.2偶数页页眉设置

  • 封面不要页眉,和页码一样首先把鼠标光标放到目录第2页页眉处,把链接到前一条页眉去掉。
    然后把封面第一页上的页眉删了就完事了。
  • 目录部分和内容部分的奇数页页眉页不要链接!所以把鼠标光标放到第一章的第一页的页眉处,同样把“链接到前一条页眉”的选中状态去掉。
  • 这时,除了封面的背面,所有的偶数页的页眉都是链接在一起的,所以我们可以随便找一页偶数页在上面写上内容,那就所有的偶数页都会同步!
  • 看效果:

九、完成!

现在你可以,拿着这份文档去到打印店,骄傲地说一声:“老板,双面打印!”

总结:

  • 长文档排版过程虽然繁琐,但其实并不难。熟能生巧,多练练就行了,不能总依赖别人。
  • 如果理解不了一些排版格式,可以拿常见的出版书作为参考,想象到底是怎么实现的。多在打印预览中查看实际打印效果。
  • 这些都是我个人的一些经验,不一定时最好的方法,欢迎大家一起交流,发现啥不足之处请批评指正。

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路漫漫其修远兮 吾将上下而求索